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Lastschrift – am 1. Februar 2014 ist Schluss damit!
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Lastschrift – am 1. Februar 2014 ist Schluss damit!

B2B NORD Lastschrift – am 1. Februar 2014 ist Schluss damit!
Norderstedt (bh) Seit Januar 2008 sind Überweisungen und seit November 2009 Lastschriften mit SEPA möglich. Abgeschaltet wird das bisherige nationale Zahlungsverfahren für Lastschriften zum 1. Februar 2014. Ab dann sind nur noch SEPA-Lastschriften möglich.

Um nicht plötzlich vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden und im schlimmsten Fall nichts mehr geht, sollte man sich schon jetzt informieren, wie man die eigenen Systeme technisch umstellt und was prozessual rechtzeitig zu ändern ist. Möchte man weiterhin seine Forderungen bei den Kunden per Lastschrift abbuchen, so sollten neue Einzugsermächtigungen schon jetzt in der Form eines SEPAMandates eingeholt werden. Diese dürfen nicht mit anderen Vertragswerken wie zum Beispiel einer Bestellung, einem Mietvertrag o.ä. vermengt werden, sondern sind in Form einer separaten Erklärung herein zu nehmen. Muster erhält man über die Banken oder im Internet.

Von der Ermächtigung zum Mandat
Eine „Umdeutung“ von bestehenden Lastschrifteinzugsermächtigungen in SEPA-Mandate ist als Vereinfachung des Überganges dann möglich, wenn man als Gläubiger eine originale Einzugsermächtigung in unterschriebener Form vorliegen hat und die Daten wie z. B. die Kontoverbindung noch aktuell sind. Sollte die Einzugsermächtigung mündlich oder per Mail erteilt worden sein oder Zweifel an der Qualität der bisherigen Ermächtigung bestehen, so muss ein neues SEPA-Mandat eingeholt werden, welches in jedem Fall unterschrieben und im Original zu verwahren ist.

IBAN und BIC?
Im Rahmen der Europäisierung des Zahlungsverkehrs werden Kontonummer und Bankleitzahl von IBAN und BIC abgelöst. „Doch wie erfahre ich die IBAN und BIC meines Kunden? Unter www.iban-rechner. de wird bei Eingabe der jetzigen Kontonummer und Bankleitzahl die Umwandlung in IBAN und BIC durchgeführt“, erklärt Diplom- Bankbetriebswirt Jens Meyer von der Norderstedter Bank. „Eine sogenannte Gläubiger-ID ist für alle zwingend, die zukünftig noch Lastschriften ziehen wollen. Die Beantragung der ID ist kostenlos und erfolgt bei der Deutschen Bundesbank unter http://www.glaeubiger-id-bundesbank.de. Die Formularbearbeitung ist einfach und die Mitteilung der Gläubiger-ID erfolgt als pdf-Datei über E-Mail bereits am nächsten Werktag.“

Neues Format
„Eine Übermittlung der Lastschriftdatensätze ist zukünftig nur noch im XML-Format möglich. Hierbei sind Mindestvorlaufzeiten bei der Einreichung zu beachten. Planen Sie hier bitte auch die Verarbeitungszeiten bzw. spätesten Tageseinreichungszeitpunkte Ihrer Bank mit ein“, so der Experte weiter. Einzüge in Papierform oder per DTAFormat sind ab Februar 2014 nicht mehr möglich.

Die zwei SEPA-Lastschriften
Dies sind die SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B), welche die bisherigen Abbuchungsaufträge ablöst und die SEPA-Basis-Lastschrift (Core), welche die Lastschriften auf Basis der Einzugsermächtigungen ersetzt. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur zwischen Nicht-Verbrauchern möglich. Hierbei ist vom Zahlungspflichtigen eine Mandatsausfertigung im Original seiner Bank vor der ersten Abbuchung einzureichen, da die einlösende Bank zur Prüfung der Autorisierung zur Abbuchung verpflichtet ist. Eine Rückgabe durch den Zahlungspflichtigen wegen Widerspruch ist bei SEPA-Firmen-Lastschriften nicht möglich. „Die SEPA-Basis-Lastschrift wird zwischen Unternehmen, Vermietern, Vereinen u.a.m. und Endverbraucher und anderen Zahlungspflichtigen eingesetzt. Hier ist die Bank des Zahlungspflichtigen nicht verpflichtet das Mandat bzw. die Abbuchung zu prüfen. Im Gegenzug ist der Zahlungspflichtige jedoch berechtigt, innerhalb von acht Wochen nach Belastungszeitpunkt, der Lastschrift zu widersprechen. Das Rückgaberecht wurde somit um zwei Wochen verlängert. Bei nicht vorhandenem Mandat, also einer sogenannten unautorisierten Lastschrift, ist ein Widerspruch sogar 13 Monate lang möglich. Hier gibt es dann ein Prüfungsverfahren über die Rechtmäßigkeit des Einzuges.“

Feste Fälligkeitstage für Lastschriften
Ein Vorteil bei SEPA-Lastschriften sind die zukünftig vorhandenen festen Fälligkeitstage. Diese Erleichtern eine Disposition, zumal zukünftig Lastschriften zusätzlich mit Zeitvorlauf online zu sehen sein werden. Die Lastschrift muss der Kundenbank per Datensatz bei Erst- oder Einmallastschriften mindestens fünf Tage und bei wiederkehrenden Lastschriften mindestens zwei Tage vor Fälligkeit vorliegen.

Neue Verträge
Vor dem ersten Einreichen von SEPA-Lastschriften bei der Bank ist eine neue „Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften“ also quasi ein Inkassovertrag zu schließen, in dem die SEPA-Besonderheiten geregelt sind.

Die Benachrichtigung „Pre-Notification“ vor der Lastschrift
Der Betrag und der Belastungstermin sind dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen. Dabei müssen auch die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz genannt werden. Ein Zeitraum von mindestens 14 Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag ist die Grundregel. Diese kann aber abweichend in den Vertragsbedingungen vereinbart und dort auch verkürzt werden. Vorgeschrieben ist jedoch nicht, wie man den Kunden über die Abbuchung informiert. Möglich sind zum Beispiel Brief, Vertrag, Rechnung, SMS, Telefon, Mail, Fax und Internet. Die Pflicht zur „Pre-Notification“ besteht sowohl für neue Mandate, als auch für umgedeutete Einzugsermächtigungen und für geänderte Mandate. „Sollte sich beispielsweise das Konto des Zahlungspflichtigen ändern, so ist eine schriftliche Änderung des Mandats und eine erneute Benachrichtigung „Pre-Notification“ vor der ersten Abbuchung von dem neuen Konto notwendig“, ergänzt Jens Meyer.

Qualität von SEPA Mandaten
Es wird jedem Gläubiger empfohlen sich strikt an die Formvorgaben für die Lastschriftmandate zu halten, um Rechtssicherheit zu haben. Die Aufbewahrungspflicht für das Original-Mandat endet 14 Monate nach dem letzten Einzug.

Handlungsbedarf nicht unterschätzen
„Die größte Herausforderung wird für viele die zwingend erforderliche Umstellung der internen Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware sein. Hier gilt es sehr frühzeitig mit den jeweiligen Softwareanbietern nach Lösungen zu suchen. Die genossenschaftlichen Banken bieten ihren Kunden schon jetzt technische Lösungen zur Zahlungsabwicklung an. Zusätzlich sind auch neue Module geplant, die zum Beispiel eine Mandatsverwaltung abdecken“, betont Jens Meyer. „Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die Buchaltungssoftware der Kunden nicht rechtzeitig SEPA-konform ist. Hierzu werden vertiefende Informationen im 3. Quartal erwartet.“ Bei einer rechtzeitigen technischen Umstellung und korrekten Mandaten steht einem reibungslosen Einzug von Lastschriften nichts mehr im Wege.

Gerne stehen Ihnen das Firmenkundenbetreuerteam um Jens Meyer und die Geschäftsstellenleiter der Norderstedter Bank bei Fragen telefonisch unter 040 / 523 058 -0 zur Verfügung.

Foto oben: Diplom-Bankbetriebswirt Jens Meyer kennt sich mit den SEPA-Richtlinien bestens aus.

Foto unten: Jens Meyer, hier mit Beate Heidenreich vom Regenta Verlag, erklärt: „Sollte sich beispielsweise das Konto des Zahlungspflichtigen ändern, so ist eine schriftliche Änderung des Mandats und eine erneute Benachrichtigung „Pre-Notification“ vor der ersten Abbuchung von dem neuen Konto notwendig“

B2B NORD Lastschrift – am 1. Februar 2014 ist Schluss damit!
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