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Inkasso – mit Recht, Herz und scharfem Verstand
B2B Wirtschaft | Daniela Schlünzen

Inkasso – mit Recht, Herz und scharfem Verstand

B2B NORD Inkasso – mit Recht, Herz und scharfem Verstand
Hamburg (em/kv) So läuft ein Geschäft doch ab: Kunde ruft an, fragt nach dem Preis, erteilt den Auftrag, Geschäft schickt Auftragsbestätigung und erbringt seine Leistung. Dann schickt das Geschäft seine Rechnung. Kunde bezahlt die Rechnung. Denken wir! Aber es läuft leider oftmals auch so: der Kunde bezahlt nicht! Jetzt gibt es zwei Optionen: Der Anwalt oder das Inkassobüro.

Vor zwei Jahren hat die Bundesregierung das Gesetz gegen unseriöse Geschäftspraktiken eingeführt. Jetzt gibt es für Anwälte und Inkassobüros vergleichbare Bedingungen und eine klare gesetzliche Regelung bezüglich der Kosten. Anwälte sind auf das Führen von Rechtsstreiten vor Gericht spezialisiert. Die Inkassobüros sind die Spezialisten bei der Realisierung von offenen Forderungen.

Das Forderungsmanagement ist ein Bestandteil der klassischen Buchhaltung. Hier werden die Kunden- und Auftragsdaten aufgenommen und verwaltet. Es werden die Rechnungsstellung vorgenommen und die Zahlungseingänge überwacht. Das kaufmännische Mahnwesen sowie das Inkasso, falls ein Kunde die gestellte Rechnung, trotz Mahnung(en), nicht begleicht gehören auch zur Buchhaltung. Für Unternehmen ist dieser Bereich mit hohem Aufwand verbunden, so dass die Beauftragung eines Inkassobüros Kosten, Zeit und Nerven schont.

Tagesgeschäft im Vordergrund
Ein Inkassobüro, das den Kunden und seine Bedürfnisse kennt und im Blick hat, kümmert sich nicht nur um den Einzug offener Forderungen. Mit einer fundierten Beratungsleistung setzt ein Inkassobüro schon viel früher an. Sie beginnt bereits bei der Aufnahme und Verwaltung der Kundendaten. So können Handwerker und Unternehmen bereits im Vorwege beste Voraussetzungen schaffen, um mögliche Probleme und Forderungsausfälle zu vermeiden, beziehungsweise das Risiko so gering wie möglich zu halten. Es sollten, neben dem vollständigen Kundennamen, möglichst alle Kommunikationsdaten erfasst werden. Dazu gehören Festnetz-, Mobilfunk-, Telefaxnummern und auch EMail- Adresse, Geburtsdatum sowie Bankverbindungen. Diese Daten werden in jeder Online- Bestellung abgefragt und bereitwillig angegeben. Die Daten sollten genauso selbstverständlich bei einer telefonischen oder persönlichen Beauftragung abgefragt, festgehalten und möglichst laufend aktualisieren werden. Alle Wünsche und Absprachen zu dem Auftrag werden notiert, abgespeichert und im Rahmen des Angebotes, spätestens mit der Auftragsbestätigung versendet. Diese Dokumentation schafft Klarheit und Vertrauen zwischen den Vertragspartnern. Sie zeigt Ihrem Kunden, dass seine Wünsche wahrgenommen und berücksichtigt werden und damit Leistung und Preisabsprache bindend sind. Mit Abschluss des Auftrages, Übergabe der Leistung, ist dann auch die Rechnung zu übersenden. Wenn die Rechnung nicht direkt der Ware beigefügt, oder persönlich dem Kunden übergeben wird, wird diese per Post versendet. Oftmals werden Rechnungen auch per E-Mail übersendet, da dies bequem, schnell und portofrei ist. Hier ist aber dringend zu bedenken, dass der E-Mail-Versand bisher nicht als sicherer Zustellweg von den deutschen Gerichten anerkannt wird. Die ständige Rechtsprechung sagt, dass der Absender eines Briefes per Post davon ausgehen kann, dass der Brief zugegangen ist, sofern dieser nicht zurückkommt. Parallel dazu wird der Versand per Telefax zusammen mit dem Sendebericht von den Gerichten regelmäßig anerkannt. Hier sind 62 Cent gut investiertes Geld!

Schnellere Liquidität
Ab diesem Punkt sind Unternehmen von der Zahlungsmoral der Kunden abhängig. Ist die Liquidität des Kunden schlecht, kann dies sehr schnell zu Liquiditätsproblemen im eigenen Unternehmen führen. Das Inkassobüro wird sich hier ohne Kostenrisiko für den Auftraggeber um den Einzug der offenen Forderungen kümmern, da der Zahlungsschuldner nach Eintritt des Verzuges auch die Inkassokosten zu tragen hat (Verzugsschaden). Vorteil: Ressourcen sind frei für das Kerngeschäft – das Inkassobüro kümmert sich um die Wahrung der Liquidität. Das beauftragte Inkassobüro wird zu dem Kunden Kontakt aufnehmen. Es wird die rechtliche Situation und die Zahlungsverpflichtung darlegen und die Zahlungsmodalitäten mit ihm festlegen. Die Überwachung von Zahlungseingängen, die Erinnerung an Zahlungsabsprachen und auch das gerichtliche Mahnverfahren ist das Kerngeschäft von Inkassobüros. Seriöse Inkassobüros stimmen die einzelnen Schritte und Maßnahmen mit ihren Mandanten ab und informieren sie regelmäßig über den aktuellen Stand der Angelegenheit. Ob eine Weiterverfolgung der offenen Forderung kaufmännisch sinnvoll ist, sollte für jeden Einzelfall geprüft und abgesprochen werden. Hierzu können Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien hilfreiche Hinweise liefern und sollten in jede Prüfung mit einbezogen werden.

Tipp aus der Praxis: Holen Sie eine kurze Bonitätsauskunft über neue Kunden ein! Und zwar bevor Sie mit hohen Materialkosten in Vorleistung treten! Wenn Sie den Kunden und seine Zahlungsmoral noch nicht kennen ein überlebenswichtiger Schritt für Ihre Unternehmung. So schützen Sie sich und Ihr Unternehmen vor Überraschungen. Das gilt auch, wenn sich die Zahlungsmoral eines langjährigen Kunden verschlechtert, Sie jede Rechnung anmahnen müssen bevor diese ausgeglichen wird. Die Vorsorge durch das Inkassobüro ist ein wichtiges Instrument, um Ihre Liquidität zu sichern!

Foto:
Daniela Schlünzen, Inhaberin InkassoService
Alstertal, www.InkassoService-Alstertal.de.
Daniela Schlünzen
Daniela Schlünzen
Flughafenstraße 52a (Haus C)
22335 Hamburg
Tel.: 0 40/41 35 71 30
Kontakt (at) InkassoService-Alstertal.de
www.InkassoService-Alstertal.de
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