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Stoppt den Cyberkrieg
B2B Wirtschaft | Dr. Clemens Wölfinger

Stoppt den Cyberkrieg

B2B NORD Stoppt den Cyberkrieg
Henstedt-Ulzburg (em/lm) Elektronische Nachrichten (E-Mails) sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Während sie einen schnellen und breiten Informationsaustausch auf globalem Level ermöglichen, stellen sie bei der Kommunikation oft genug eher ein Problem dar und werden leider auch immer wieder als Waffe eingesetzt.

frühen 90ern des letzten Jahrhunderts. Von daher ist sie alles andere als neu und wir sollten gelernt haben, damit sinnvoll umzugehen. Im Zeitalter von WhatsApp und anderen Instant Messaging Tools ist die E-Mail sogar schon sehr angegraut, aber sie hat sich etabliert und wird uns wahrscheinlich noch einige Zeit begleiten. Also gilt es, ihre Vorteile zu nutzen und die Nachteile zu vermeiden.

Effektiver Informationsaustausch
Die E-Mail ermöglicht es uns, Informationen in nahezu beliebigem Umfang, zu jeder Tagesund Nachtzeit auszutauschen und das mit beliebig vielen Adressaten gleichzeitig. Dokumente mit über 10 MB als Anhang sind heute kein Problem mehr. Dank der fortgeschrittenen Technologie und dem Preissturz bei den Speichern können wir die elektronischen Nachrichten effektiv und praktisch unbegrenzt archivieren. Mit dem sogenannten Drag & Drop lassen sich die E-Mails und ihre Anhänge äußerst einfach in anderen Kollaborationstools wie SharePoint oder auch ein firmeninternes Wiki abspeichern. Die Möglichkeiten sind riesig und dementsprechend beliebt ist die Verwendung. Dagegen ist auch nichts einzuwenden, wenngleich man sicherlich auch auf dieser Ebene einiges verbessern kann. Das ist aber noch ein anderes Thema.

Reaktion statt Kommunikation
Die E-Mail wird aber gerade auch für die direkte Kommunikation verwendet. Von kurzen Sätzen bis endlos erscheinenden Ausführungen ist alles vertreten. Man versucht kurze Infos breit zu streuen, Themen zu diskutieren und Probleme zu lösen. Allerdings besteht Kommunikation bekanntlich aus erheblich mehr, als der simplen in Text verfassten Mitteilung. Selbst bei einem Telefonat werden zigfach mehr Informationen ausgetauscht, als selbst die längste EMail je transportieren könnte und das in kürzerer Zeit.

Verhalten, Blickkontakt, Tonlage – all das bleibt bei einer E-Mail auf der Strecke. Die „Gesprächspartner“ haben keine Chance, die nonverbalen Anteile wahrzunehmen und gegebenenfalls darauf zu reagieren. Hinzu kommt, dass wir nicht einmal wissen können, wann der oder die Empfänger die E-Mail lesen werden, in welcher Stimmung und schon gar nicht, wie sie unsere Worte interpretieren und was sie zwischen den Zeilen zu lesen glauben. Sagen Sie doch einfach mal den Satz: „Ich kann das jetzt nicht tun.“ sechsmal und betonen jeweils ein anderes Wort. Wie viele unterschiedliche Bedeutungen erkennen Sie? Auch hier schlägt das Metamodell der Sprache zu, stärker noch, als in der direkten Kommunikation.

Die Krönung im negativen Sinne stellen dann die endlosen Verteilerlisten dar. Da wird schnell noch der Chef in Kopie gesetzt und natürlich die unbedingt einzubindenden Kollegen, bei denen man glaubt, sich profilieren oder rechtfertigen zu müssen. Die Antwort folgt meist schnell mit noch größeren Verteilern und noch destruktiver. Dazu können wir dann noch Fettdruck, Großbuchstaben und farbliche Hervorhebung nutzen, damit es auch eine besonders eindrucksvolle Bombe wird. Wir kommunizieren nicht mehr, wir reagieren nur noch. Probleme lassen sich nicht mit E-Mails lösen. Obendrein kosten diese E-Mails die Firmen ein Vermögen. Wie viele Stunden pro Tag sitzen Mitarbeiter an Ihren E-Mails. Nach dem Urlaub brauchen wir erst mal 1 bis 2 Tage oder länger, weil wir ja unbedingt alle E-Mails lesen und beantworten müssen. Anzahl der E-Mails mal eine Minute mal Anzahl Adressaten mal durchschnittliche Lohnkosten pro Minute.

Alternative Ideen
Auf Firmenebene:
• Eine E-Mail-Etikette ist schon mal eine gute Grundlage. Hierzu reichen bereits ein paar einfache Regeln.
• Oder wie wäre es, wenn wir den Ausdruck EMail- Konto einmal wörtlich nehmen würden? Das Konto hat zu Beginn des Monats ein Guthaben und mit jedem Adressaten in unseren E-Mails schrumpft das Guthaben. Ohne Guthaben keine E-Mail mehr.

Auf individueller Ebene:
• Höflichkeit und Respekt sind auch heute noch Tugenden.
• Wir müssen nicht auf jede Nachricht unmittelbar reagieren. Allenfalls kommt sie erst mal unter Entwürfe und am nächsten Tag haben wir den nötigen Abstand.
• Ignorieren wir doch die Option „Allen Antworten” und antworten immer nur dem Autor.
• Spätestens bei der dritten E-Mail zum gleichen Thema sollte uns bewusst werden, das Thema lässt sich so nicht klären. Also Telefon in die Hand oder mal eben zum Kollegen gehen.
• Je weniger E-Mails wir schreiben, desto weniger Antworten kommen zurück. Ein großer Zeitgewinn.
• Schwierige Themen gehören grundsätzlich nicht in eine E-Mail.
• Wenn wir etwas am Telefon geklärt haben, können wir das Ergebnis in einer kurzen EMail bestätigen. Aber bitte ohne große Verteilerlisten!

Leichter gesagt als getan?
Gute Kommunikation kann man lernen. Obendrein bietet ein Seminar die Gelegenheit, zur direkten Kommunikation zurückzufinden und das Miteinander neu zu entdecken. Und dann gilt nach wie vor: Mit gutem Beispiel vorangehen und zeigen, wie es besser geht.

Foto: Dr. Clemens Wölfinger, ayxano Consulting GmbH
Dr. Clemens Wölfinger
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