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Dokumentenverwaltung – einfach wie nie
B2B Wirtschaft | Lalayan EDV Beratung

€ Dokumentenverwaltung – einfach wie nie

B2B NORD Dokumentenverwaltung – einfach wie nie
Norderstedt (em/lm) Dokumente in Windeseile ablegen, wiederfinden und alles Überflüssige einfach entsorgen; bei kinderleichter Bedienung und einem günstigen Preis: So macht Büroorganisation Spaß. Und das ist kein Traum. Denn Lalayan EDV hat eine vollkommen innovative Lösung entwickelt.

Am Anfang stand die Vision des Diplom-Ingenieurs Vagharshak Lalayan: Ohne großartige Vorarbeiten sollen seine Kunden zum Beispiel Steuerbelege schnell einscannen können – den Rest erledigt die Software. Nach jahrelanger Entwikklungsarbeit ist das Ziel erreicht. documentXpath heißt das System und ist ziemlich ausgefuchst. „Sobald die Dokumente eingescannt sind, läuft alles automatisch. Die Scanjobs werden auf Basis von zuvor definierten Profilen abgelegt, Schlüsselbegriffe ausgelesen und ein Schlagwortregister ergänzt. Wer ein Dokument sucht, gibt nur einen Begriff ein und bekommt dank einer von uns entwickelten intelligenten Suchfunktion innerhalb von Sekunden das Fundstück,“ erklärt Ingenieur Lalayan und ergänzt: „Ein System, das eine so komplexe Lösung anbietet, doch für den Nutzer vollkommen einfach in der Anwendung ist, gibt es bisher nicht.“

1.400 Dokumente in 45 Minuten verarbeitet
Beispiel Steuerbelege: Wer diese jeden Tag einscannt, hat Kopf und Schreibtisch sofort frei. Doch wer lieber seinen Ablagekorb füttert und erst kurz vor Abgabe seiner Steuerklärung aktiv werden möchte, gelangt mit documentXpath ebenfalls schnell zum Ziel: „Kürzlich haben wir bei einem Apotheker einen Testlauf absolviert. 1.400 Belege waren nach lediglich 45 Minuten vom System vollständig verarbeitet“, erklärt Vagharshak Lalayan zufrieden. documentXpath funktioniert eigenständig, also ohne Computer. Das System besteht aus einer Box in der Größe eines externen 3,5 Zoll Laufwerkes, einem Scanner mit Stapeleinzug und einem Bedien- Pad. „Sobald die Geräte beim Kunden aufgebaut sind, ist das System sofort startklar“, sagt Lalayan.

Revisionssicherer ISO Standard
Zielgruppe sind vor allem Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen. Doch auch Konzerne oder Firmen mit einem größeren Standort- oder Filialnetz können mit mehreren dezentral installierten Geräten ein Netz aufbauen, innerhalb dessen die digitalisierten Daten an jeden gewünschten Punkt übermittel werden. Ganz gleich, ob Rechnungen, Analysen, Bescheide, amtliche Mitteilungen oder andere Dokumente archiviert und übermittelt werden sollen: documentXpath analysiert die erfassten Unterlagen gemäß der Kundenvorgaben und archiviert diese dauerhaft. „Und zwar im PDF/A Format, das ein revisionssicherer ISO-Standard für die Langzeitarchivierung ist“, betont Ingenieur Lalayan. „Im Zentrum steht immer die Einfachheit. Dokumente können sehr schnell zu einer neuen Datei zusammengefasst und dann via E-Mail aus dem System heraus versendet werden. All das geschieht in Ihrer gewohnten Internet- Browserumgebung. An Schutz vor Viren und Angriffen haben wir selbstverständlich auch gedacht,“ sagt Vagharshak Lalayan. „Alle Entwicklungs-Wünsche haben wir tatsächlich erreicht: Mit dem System können meine Kunden ungeliebte doch unabwendbare Routine-Aufgaben weitestgehend der Technik überlassen. Die so gewonnene Zeit ist dann frei für Sinnvolleres. Außerdem sinken die Kosten beim Steuerberater. Auch für die Lagerkosten vieler Dokumente, weil sie ganz einfach entsorgt werden können. Und trotz der hohen Leistungsfähigkeit des Systems können wir es zu einem vernünftigen Preis anbieten“, freut sich Lalayan.
dxp distribution GmbH
dxp distribution GmbH
Tannenhofstr. 71
22848 Norderstedt
Tel.: 040 646 629 90
info (at) documentXpath.com
www.documentxpath.com
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