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Wachsen mit der Cloud
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Wachsen mit der Cloud

B2B NORD Wachsen mit der Cloud
Hamburg (em/lm) Gesundheitsmanager in der Cloud: Die Kölner VIP Training Variable Individuelle Prävention organisiert ihr dezentral aufgestelltes Unternehmen mit der Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio.

Keine fixen Arbeitszeiten. Kein fester Schreibtisch. Dafür aber reichlich Raum zur kognitiven und physischen Betätigung in gestalteten Arbeitslandschaften mit „Shared Desks“. Die Arbeitsweise am Stammsitz der VIP Training in Köln entspricht ziemlich genau der dezentralen Ausrichtung des bundesweit tätigen Dienstleisters im Gesundheitsmanagement. Über 60 Mitarbeiter an 21 Standorten können sich so auf ihre Kernkompetenz konzentrieren: das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) erlebbar zu machen. Die operativen, administrativen und wissensrelevanten Fäden des Unternehmens laufen in der Cloud zusammen. Seit Sommer 2014 informieren und organisieren sich die 21 Festangestellten und 40 Freelancer in den Cloud-Anwendungen von Scopevisio.

Rasantes Wachstum
„Wir arbeiten ergebnisorientiert“, erläutert Bastian Schmidtbleicher, Sportwissenschaftler und Geschäftsführer von VIP Training. „Bei uns gibt es Projekte und Aufgaben, keine Hierarchien oder Positionen.“ Die Rechnung geht auf: 2006 gegründet und 2012 in eine GmbH umgewandelt, zählt VIP Training heute zu den Marktführern im Betrieblichen Gesundheitsmanagement. VIP Training – ein Team aus Sportwissenschaftlern, Physiotherapeuten, Psychologen, Ernährungsberatern, Medizinern und Pädagogen – weist seit vier Jahren eine jährliche Umsatzverdopplung durch rein generisches Wachstum aus. Zum Kundenkreis zählen Big Player (unter anderem Deutsche Bank, Postbank, Deutsche Post, DHL, Telekom) und rund 150 KMUs (Arztpraxen, Steuerberatungen, Industriebetriebe, IGs Gesundheit in Gewerbegebieten).

Gesundheit im Unternehmen
BGM hilft gegen erhöhte Krankenstände, Leistungsabfall, den demografischen Wandel und Fachkräftemangel, aber auch gegen Identifikationsverlust mit Unternehmen und unterstützt dabei eine Tätigkeit aktiv anzugehen. „Gesundheitsmanagement kann auch Wertemanagement sein“, sagt Schmidtbleicher. „Gut und nachhaltig praktiziert, ist BGM wahrgenommene Wertschätzung, das macht ein Unternehmen unglaublich attraktiv.“ Von Arbeitsplatzanalyse über Individualberatung bis hin zu Personal- und Organisationsberatung, Training und Zeitmanagement deckt VIP Training alle BGM- Spielarten ab. Prävention und Rehabilitation sind die methodischen Ansätze – Gesundheit erlebbar machen, ist das erklärte Motto. Zum Beispiel in kurzen Trainingseinheiten à 15 Minuten, bestenfalls am Arbeitsplatz, oder in Form von Rapid Learning – das sind Mikro-Lerneinheiten mit parallelem Bewegungstraining.

„Alles beginnt mit Teamwork“
Dokumentiert wird jedes relevante Projektdetail von Consulting über Training beim Kunden vor Ort bis Reporting in der Cloud-Software Teamwork- DMS. Mit dem Dokumentenmanagementsystem verwaltet VIP Training Dokumente und Dateien wie E-Mails und Anhänge, Verträge, Reports, Briefe, Bilder, Präsentationen, Trainingspläne und die Arbeitszeiterfassung mobil vom Laptop oder Tablet aus. „Alles beginnt mit Teamwork“, sagt Schmidtbleicher. „Ein unglaublich wichtiges Tool, denn Scopevisio bietet uns damit die komplette Integration der Möglichkeiten. Ein Beispiel: Unser Mitarbeiter ist beim Kunden vor Ort und soll eine Arbeitsplatzsituation am Fließband analysieren. Per Eingabe von ,Rücken – Gesundheit – Fließband ´ lässt sich unser gesammeltes Erfahrungswissen auf die Schnelle auch auf dem Tablet abrufen.“

Wissen aktuell verfügbar halten
Schon beim Upload werden die Dokumente und Dateien von VIP Training OCR-indexiert, sodass die benötigte Information schnell wiedergefunden wird. „Ich kann Informationen einfach scopen und direkt finden“, so Schmidtbleicher. „Finden ist heute der relevante Faktor – sei es in Bezug auf Dokumente oder Bilder, die wir bei vergleichbaren Projekten gemacht haben. Das ist immens wichtig, weil es vielleicht morgen in Hamburg ein Problem gibt, das ein anderer Mitarbeiter gestern in München schon gelöst hat.“ Um effektiv und qualitativ hochwertig arbeiten zu können, müsse man die Kommunikation transparent dokumentieren und Wissen verfügbar halten. Unterstützt wird dieser Anspruch durch ein lükkenloses Versionsmanagement. Lädt ein VIP Training-Mitarbeiter in Teamwork eine neue Dateiversion hoch, so erscheint sie bei Suchabfragen als aktuell gültige Version. Vorversionen sind als nachvollziehbare Historie protokolliert. Wichtige Informationen zu einer Datei lassen sich zudem mit der Kommentarfunktion festhalten.

Kundenzugriff in der Cloud
Das betriebliche Wissensmanagement bei VIP Training erstreckt sich wie selbstverständlich auch auf den Kunden selbst. Schmidtbleicher: „Über unsere Unternehmenssoftware können wir unseren Kunden täglich reporten – das ist hochinteressant für Unternehmen, da die BGMInvestition ja gerechtfertigt werden muss.“ Auf Tageszusammenfassungen, Präsentationen oder Trainingsanleitungen können VIP Training- Kunden mit einem Freigabelink zugreifen. Auch das Handling großer Dateien wie Grafiken oder Bilder ist so kein Problem mehr. Die Freigabelinks lassen sich mit Passwortschutz versehen und zeitlich begrenzen.

Bewerberauswahl in der Cloud
Der schnelle, geschützte Zugriff auf stets aktuelle Dokumente mit einem Gastzugang für Dritte folgt nicht nur dem Grundsatz der Transparenz – er spart in erster Linie auch Zeit und Kosten. Angesichts der für 2015 geplanten Ausweitung der Geschäfte forcierte VIP Training im IV. Quartal 2014 die Suche nach neuen Mitarbeitern. „320 Bewerbungen erreichten uns binnen zwei Wochen für neue Standorte“, so Schmidtbleicher. „Im Normalfall hätten wir zu dritt allein für die Prüfung von 250 Bewerbungen Minimum eine Woche benötigt.“ Auch weil Geschäftsführer Bastian Schmidtbleicher, Prokurist Sven Lünzer und PMO Leitung Petra Wirtz sich zu besagtem Zeitpunkt an unterschiedlichen Orten aufhielten, organisierte man sich zur Bewerberauswahl in der Cloud. So konnten alle drei auf ein- und dieselbe Bewerbung in Teamwork DMS zugreifen und zeitgleich kommentieren. „Letztlich sind wir bei zweieinhalb Tagen Nettoarbeitszeit gelandet“, bilanziert Schmidtbleicher.

Arbeitszeiterfassung als Lehrmittel
Arbeitszeiterfassung – ein heikles Thema, das Bastian Schmidtbleicher als Instrument der Personalentwicklung positiv sieht: „Die Zeiterfassung ist für uns extrem wichtig, da wir viele junge Mitarbeiter haben, die mit viel Enthusiasmus zur Sache gehen, sicher aber noch Optimierungspotenzial haben. Die Zeiterfassung in der Anwendung PROJEKTE belegt Geleistetes, dient uns als Grundlage für Angebote, primär aber der persönlichen Entwicklung. Wir sehen die Zeiterfassung als Lehrmittel für unternehmerisches Denken, nicht als Kontrolle. Wir wissen, dass sich die Identifikation zu einem Unternehmen in Sekunden zerstören lässt, wenn Menschen nur in Zahlen abgebildet werden.“ Ganz pragmatisch nutzt VIP Training die Arbeitszeiterfassung in PROJKETE auch als Abrechnungsgrundlage für die Freiberufler. „Sie tragen die Stunden ein, wir schreiben die rechtskonforme Rechnung an die Kunden“, so Schmidtbleicher.

Das Bindeglied im Wachstum
Ohne intelligente Lösungen wie Scopevisio kann sich Bastian Schmidtbleicher die wirtschaftliche Schlagkraft seines Unternehmens nur schwer vorstellen: „Sicher geht´s auch ohne, dann allerdings müssten wir die doppelte Anzahl an Mitarbeitern beschäftigen, betreuen und könnten uns nicht auf unsere Kernkompetenz konzentrieren.“ Das ist auch der strategischen Perspektive von VIP Training geschuldet: „Wir verstehen uns als Flächendienstleister und stehen hier vor der Aufgabe, das Wachstum abzusichern, indem wir es nachhaltig gestalten und steuern. Im Gegenzug aber wollen wir die Menschen an den verschiedenen Standorten eigenverantwortlich machen und unternehmerisch denken lassen. Das geht nur mit Cloud- Lösungen, wie Scopevisio sie anbietet.“

„Mit Scopevisio lässt sich unser gesammeltes Erfahrungswissen auf die Schnelle abrufen,“ weiß Bastian Schmidtbleicher, Geschäftsführer vom VIP Training.

Die VIP Training Variable Individuelle Prävention GmbH bietet betriebliches Gesundheitsmanagement.

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Scopevisio AG
Rheinwerkallee 3
53227 Bonn
Tel.: 0800 800 800 2
info (at) scopevisio.com
www.scopevisio.com
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